Bentley Online Global Sales Meeting 2021
Das virtuelle Bentley-Event. Tatsächlich eine TV-Show.
Von virtuellen und hybriden Events zu sprechen ist das eine, sie umzusetzen das andere. Wir haben die Erfahrung gemacht. Fazit: Das nächste Event kann kommen!
Es war die Pandemie, die unseren Kunden Bentley, ein weltweit agierendes Medizintechnik- Unternehmen mit Sitz in Süddeutschland, dazu veranlasste, das jährlich im Rahmen einer Messe stattfindende internationale Meeting mit seinen Vertriebspartnern vor Ort zum Online Global Sales Meeting auszurufen.
Ursprünglich hatte uns Bentley für den Messeauftritt engagiert. Doch da die Messe ins Wasser fiel, war jetzt Flexibilität gefragt. Wir haben die Herausforderung angenommen. Die Messestandelemente verblieben im Lager. Stattdessen haben wir Stift und Papier herausgeholt und angefangen, ein Online Event zu skizzieren….denn das Global Sales Meeting sollte auf jeden Fall stattfinden.
Aus der analog bescheidenen Situation haben wir gemeinsam mit Bentley virtuell das Beste gemacht. Das Ergebnis begeisterte auch die Teilnehmer: der Mix aus Interaktion und Präsentation, Show und Reflektion, Information und Entertainment flimmerte weltweit in 62 Ländern über die Bildschirme von über 200 Teilnehmern.
Ein internationales Vertriebsmeeting, zwei Zeitzonen und drei Screens
Was sich für den Laien zunächst nach wenig anhört, treibt dem Kenner den Schweiß auf die Stirn. Denn er weiß, hier ist vor allem zunächst viel Vorarbeit zu leisten.
Direkt nach dem Kick-off wird bei uns eine Standleitung zum Kunden und zur Kaffeemaschine gelegt. „Can you hear me?“ Die Abstimmung mit Bentley erfolgt in großen Teilen aus unserem Besprechungsraum heraus online und in englischer Sprache. Schöne große Wände sind in diesem Raum, den wir kurzerhand umdekorieren in einen inspirierenden Arbeits- und Kreativraum für das gesamte Projekt-Team.
Koordination und Kreation
Zentimeter für Zentimeter werden die weißen Wandflächen mit Konzeption, Projektplänen, Moodboards, Ablaufskizzen und Arbeitsanweisungen neu tapeziert. Mathematisch akribisch gehen unser Projektteam hier unter anderen diesen Fragen nach: „Was passiert, wenn…?“, „Wer sieht was und auf welchem Screen?“, „Wie wird kommuniziert und von wo überhaupt?“
Mögliche Szenarien werden durchgekaut und endlos wiedergekäut bis Konzeption und Technik endlich am passenden Ort zusammenfinden. Heureka! Erste Meilensteine sind erreicht!
Jetzt öffnet die Kreation die Schleusen. Aus den Köpfen der Grafikdesigner fließt ein begeisternder Fluss aus Videos, Intros, Animationen, Bildern und natürlich die Wandverkleidung für die Studiowände. Gebändigt und kanalisiert findet alles seinen Weg in den Sammelordner „final“ auf dem Rechner. Wenn das verlorengeht, dann sind wir verloren! Ein Glück, wir sind save mit dem Backup vom Backup und lehnen uns einen Moment back – ähm zurück.
Regie folgt Drehplan
Jetzt wartet das dicke Ende oder freundlicher formuliert, die Krönung kommt zum Schluss: Denn dem internationalen Meeting, das den ganzen Tag über reibungslos abgespult werden will, liegt ein Drehplan zugrunde, der - auf DIN A4 ausgedruckt - nahezu drei Meter Agenturboden planiert. Siebzehn gierige Excelspalten in der Breite warten darauf mit Inhalten gefüttert zu werden. In minutiöser Kleinarbeit zusammengetragen, müssen sie ineinandergreifen wie viele kleine Zahnrädchen. Und so entsteht Zeile für Zeile zunächst auf dem Papier aus einzelnen Agendapunkten, zahlreichen Intros, Videos und Animationen, Präsentationen, Gesprächsrunden und Moderationen eine TV-Show, die jedem, der einen Blick hinter die Kulissen wirft, ein staunendes „Wow!“ entlockt.
Die Probe läuft
Die letzten Tage vor dem Event: Das Studio wird aufgebaut. Unsere Schreiner und Monteure arbeiten auch hier zuverlässig, sorgfältig und präzise. Ein Glück, dass wir unter einem Dach zusammenarbeiten und die Abstimmung so reibungslos funktioniert. Tags darauf fahren wir mit dem Drehplan unter dem Arm zum Probetag. Professionell schlüpft unsere Projektleitung in die Rolle der Regie und sorgt dafür, dass aus den vielen Zeilen und Spalten eine TV-Show entsteht.
Viele Bildschirme, Schalter, Hebel, Butterbrezeln und Regieanweisungen später sind zwar alle reif für die Insel, aber glücklich. Konzentriert und bestens vorbereitet hat sich Bentley bravourös vor der Kamera bewegt und gesprochen. Das professionelle Kameratraining machte sich eindeutig bemerkbar! Die Technik hat mitgespielt, Bildqualität sehr gut, Ton klar und verständlich. Die Show kann beginnen!
Zwei Tage volles Programm!
Dank der sehr guten Vorbereitung aller Akteure war das Online-Event ein voller Erfolg. Aufgrund der unterschiedlichen Zeitzonen streamten wir das Meeting live an zwei unterschiedlichen Tagen. Egal, ob frühmorgens oder zur Mittagszeit gestartet wurde: Alle Beteiligten zeigten sich bis in den späten Abend hinein in Hochform! Die anfängliche Spannung und Aufregung wandelte sich schnell in pure Energie! Konzentriert fräste sich unsere Regie Punkt für Punkt durch den Drehplan. Sowohl vor als auch hinter der Kamera funktionierte das Zusammenspiel mit den Technik-Teams unserer Partner einwandfrei.
Wir sagen Danke!
Wir danken Bentley für die großartige Zusammenarbeit und das Vertrauen! Stolz sind wir darauf, dass wir Bentley unterstützen konnten, ihr internationales Vertriebsmeeting wie gewohnt und erwartet als Kick-off-Highlight für das Jahr zu präsentieren. Diese außergewöhnliche internationale Zusammenkunft wird uns, Bentley und den Teilnehmern auf jeden Fall noch lange als das erste Online Global Sales Meeting in Erinnerung bleiben. Wer weiß, vielleicht folgen noch weitere…. Wir sind bereit!
